L’environnement professionnel connaît une mutation profonde avec l’émergence du Next Generation Enrollment ou NGE. Cette approche révolutionnaire transforme radicalement la manière dont les services de ressources humaines gèrent l’inscription et l’administration des avantages sociaux des employés. Fondée en 2004 par Bradley Taylor dans le Michigan, cette solution s’appuie sur des technologies de pointe pour simplifier les processus RH, complexes et chronophages. Les entreprises françaises, particulièrement les PME, découvrent que cette innovation numérique est un levier pour simplifier le quotidien des salariés et alléger le travail administratif des équipes RH.
Next Generation Enrollment : les relations RH digitalisées
Histoire
Next Generation Enrollment a connu une évolution remarquable depuis sa création en 2004. L’entreprise a noué un partenariat technologique décisif avec PlanSource en 2011, avant d’être acquise par cette même société en janvier 2017. Cette acquisition a considérablement renforcé les capacités technologiques de NGE et élargi sa portée géographique aux États-Unis, avec désormais une présence dans le Michigan, la Virginie et le Nevada.
Technologies employées
Le socle technologique de NGE repose sur l’intégration de l’intelligence artificielle et de l’automatisation des processus RH. Ces deux technologies étudient le profil de chaque employé et lui proposent directement les prestations sociales et professionnelles les mieux adaptées à sa situation.
L’intelligence artificielle (IA) permet aussi de prévoir les besoins futurs des salariés, ce qui change complètement la façon dont les entreprises gèrent leurs prestations sociales.
La plateforme fonctionne entièrement en ligne et est accessible 24h/24. Elle se connecte facilement aux autres outils déjà utilisés par l’entreprise : logiciels de paie, systèmes de gestion du personnel ou programmes comme Salesforce.
Next Generation Enrollment : un outil RH efficace
Des délais RH divisés par dix
Là où il fallait plusieurs semaines pour traiter les inscriptions et renouvellements aux différents avantages sociaux (assurance santé complémentaire, plans de retraite, tickets restaurant, etc.), Next Generation Enrollment fait ce travail en quelques heures. Plus besoin de vérifier manuellement les dossiers : le système contrôle automatiquement qui a droit à quoi et valide les documents instantanément.
Les équipes RH voient leur charge de travail fondre. En 2017, NGE gérait déjà 900 clients différents. Libérées des tâches répétitives, les équipes RH peuvent enfin se consacrer aux vrais enjeux et mieux accompagner les salariés.
Respecter les évolutions des lois
NGE surveille les changements de réglementation et adapte automatiquement les procédures. Aux États-Unis, cela évite notamment les amendes liées à l’Affordable Care Act, une réforme du système de santé initiée sous la présidence de Barack Obama. Aux États-Unis, ne pas respecter l’ACA ou se tromper peut coûter très cher aux entreprises.
Le système informatique Next Generation Enrollment protège les données par cryptage et surveille en permanence les tentatives d’intrusion. Les informations sensibles des entreprises restent donc à l’abri.
Une gamme de services qui simplifie la vie du salarié
NGE prend en charge l’ensemble des avantages sociaux d’entreprise : inscriptions, renouvellements et rapports. Cet outil informatique analyse les chiffres sans que les équipes RH aient à manipuler le moindre fichier Excel ou à relancer l’employé retardataire.
Voici quelques actions automatisées par Next Generation Enrollment :
- Quand un salarié est embauché, le système NGE l’aide à choisir sa couverture santé ;
- Le système lui présente des options selon sa situation familiale (célibataire, marié, avec enfants…) ;
- Il peut comparer les formules d’assurance santé, calculer les cotisations et s’inscrire en ligne ;
- Le système détecte les changements de situation (mariage, naissance) ;
- Suivi des obligations légales ;
- Édition de statistiques d’utilisation pour négocier avec les assureurs ;
- Identification des avantages les plus demandés par les employés ;
- etc.
Next Generation Enrollment : du sur mesure
L’entreprise peut aussi confier toute la partie administrative à Next Generation Enrollment, qui dispose de centres d’appel dédiés pour répondre aux questions des salariés. Des vérifications régulières s’assurent que seules les personnes ayant vraiment droit aux prestations en profitent.
Chaque entreprise étant différente, NGE adapte ses solutions aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Cette approche sur mesure satisfait mieux les salariés tout en maîtrisant les coûts.
Un impact réel sur la motivation des équipes
La gestion simplifiée des avantages sociaux améliore le travail au sein de la PME, car les salariés comprennent mieux leurs droits et y accèdent plus facilement.
Une entreprise qui modernise sa gestion RH garde plus facilement ses bons éléments. Dans un marché du travail tendu, c’est un avantage décisif.
L’interface simple et claire proposée par Next Generation Enrollment facilite la vie des utilisateurs. Les formulaires abscons ou les attentes interminables sont du passé et tout est accessible en quelques clics.
Ce qui attend NGE dans les années à venir
NGE prépare l’intégration de chatbots intelligents. Les salariés pourront poser leurs questions sur leurs avantages sociaux à tout moment et obtenir des réponses immédiates, même le week-end.
Le défi principal reste de suivre le rythme effréné des évolutions technologiques et réglementaires. Entraîner l’IA aux évolutions permanentes des lois et l’emploi de nouvelles technologies coûtent cher.
Les opportunités dans la gestion automatisée des ressources humaines sont immenses. De plus en plus d’entreprises veulent les utiliser pour attirer et garder leurs employés les plus talentueux.
La panoplie d’outils numérique pour optimiser la gestion RH
Avec l’arrivée d’outils tels que l’intelligence artificielle et l’automatisation, de nombreuses plateformes proposent des solutions améliorant la gestion RH. Celles-ci font partie intégrantes du système numérique de l’entreprise. Les fonctionnalités proposées diffèrent selon les besoins et la taille de la structure.
Vous trouverez ci-dessous un tableau comparatif de plusieurs solutions RH techniquement avancées et de leurs caractéristiques clés.
| Solution technologique | Fonctionnalités principales | Bénéfices majeurs | Entreprises concernées |
|---|---|---|---|
| Plateforme SIRH intégrée | Traitement automatisé de la paie suivi du temps de travail gestion des dossiers et création de rapports détaillés |
Faible taux d’erreur respect des obligations légales |
Grandes entreprises Intermédiaires (ETI) |
| Outils d’automatisation basés sur l’IA | Sélection des employés intégration simplifiée Analyses prédictives |
Processus de recrutement accéléré Suivi individualisé anticipation des besoins futurs |
PME start-ups |
| Portails dédiés aux avantages salariés | Adhésion en ligne gestion centralisée des avantages accès en libre-service pour l’employé |
Moins de formalités, meilleure implication des collaborateurs, réduction des dépenses | Entreprises de toute taille |
| Solutions collaboratives de gestion | Partage d’informations circuits de validation communication intégrée |
Clarté des échanges décisions rapides travail collectif |
Entreprise avec plusieurs sites & multinationales |
En conclusion
Next Generation Enrollment bouscule la gestion traditionnelle des ressources humaines. Cette solution change la donne dans les rapports qui lient l’entreprise et le salarié concernant les avantages sociaux. En automatisant les corvées administratives et en proposant des prestations adaptées à chaque format de société, NGE libère les équipes RH. Ces outils associant IA et automatisation des tâches administratives deviennent indispensables pour rester compétitif en 2025.